Tema 5. Eficacia y eficiencia en las organizaciones

Introducción

Seguramente has escuchado los términos eficacia y eficiencia. ¿Conoces la diferencia entre uno y otro? ¿Por qué son importantes en las organizaciones?

Dichos términos no se pueden separar del concepto de administración, ya que éste también va ligado al cuidado de los recursos y al logro de metas.

A continuación abordarás estos conceptos, los cuales son parte inherente a la administración misma.

Explicación

5.1 Eficacia y eficiencia

Para Robbins y Coulter (2009), la administración consiste en coordinar las actividades, con el fin de que se realicen de forma eficiente y eficaz, a través de los individuos.

Eficiencia y eficacia en la administración
(Robbins y Coulter, 2014)

En ocasiones eficiencia y eficacia se utilizan como sinónimos, sin embargo, no lo son. Koontz, Weihrich y Cannice (2012) hacen la siguiente distinción entre estos dos términos:

Para conocer sobre la eficacia y eficiencia en las organizaciones, revisa el siguiente video:

Mauricio Tulesi. (2012, 18 de junio). 1- Eficacia y Eficiencia Organizacional.mp4 [Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=vmAxZKKLdmQ


¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? Desafortunadamente sí. Muchas empresas realizan actividades rutinarias; sin embargo, esta secuencia no es necesariamente lo que se debe hacer para el logro de los objetivos.

Por ejemplo, en un banco se procesaba cada fin de mes un programa que extraía datos de los clientes, con el fin de determinar el cierre contable de un seguro de accidentes personales. Esto se hizo puntualmente durante cuatro años consecutivos (eficiencia). No obstante, hubo varios siniestros que tuvieron algunos clientes con el seguro contratado, los cuales tenían activa su cuenta (que era el requisito primordial para cobrar el seguro), pero que no estaban incluidos en el archivo del cierre contable, por lo que no se tenía contemplada la reserva para cubrir el incidente. En otras palabras, el proceso fue durante varios años eficiente, pero ineficaz.

Esto se corrigió al analizar detalladamente el programa y descubrir que había un renglón con un parámetro incorrecto. Su modificación implicó el reproceso de toda la información, es decir, se tuvo que correr nuevamente el cierre contable ¡para 48 meses!

Por otra parte, también se puede ser eficaz sin ser eficiente; esto ocurre cuando se logran los objetivos, pero no se cuidan los recursos. Por ejemplo, si en un restaurante se logra tener contenta a la clientela, pero se incurre en reprocesos o se desperdician recursos (al volver a preparar algo que no fue bien hecho la primera vez, o al no calcular bien la compra de insumos, los cuales se echan a perder).

¿Cuáles son los beneficios de la eficiencia y la eficacia organizacionales?

Una organización eficiente tendrá mayor probabilidad de trasladar a sus clientes los ahorros realizados, de mejorar sus productos o de reportar a sus accionistas mayores ganancias; mientras que una organización eficaz cumplirá sus objetivos y tendrá satisfechos a sus clientes.

Estos conceptos son fuente importante de diferenciación de los productos y servicios, lo cual hace que las empresas sean más competitivas. Un claro ejemplo de ello es la empresa Walmart, que puede ofrecer precios bajos siempre, debido a que cuenta con un eficiente sistema de distribución logística, además de cumplir lo prometido a sus clientes en cuanto a niveles de servicio y calidad de sus productos.

Por el contrario, una organización que no sea eficiente y eficaz estará destinada al fracaso, al no poder mantener la preferencia de los clientes y, finalmente, al ver las repercusiones de ello en la disminución de sus utilidades.

Es por ello que estos dos conceptos deben estar articulados desde la planeación en las organizaciones. Todas las metas que tienen que ver con reducción de desperdicios, aumentos de productividad, surgen del deseo de los administradores de aumentar la eficiencia. Por otra parte, los planes de mediano y largo plazo que se orientan hacia la satisfacción del cliente y hacer lo correcto, derivan de la eficacia.

Hay que considerar también que para lograr ser eficientes y eficaces se requiere de la cooperación de todos los miembros de la organización. De ello se hablará en temas posteriores.

5.2 Productividad

La productividad es un concepto asociado directamente con la buena administración, es por esto que escucharás que una persona es productiva al terminar una jornada (factor tiempo), cuando logró lo que se propuso para ese lapso de tiempo (resultados satisfactorios). Tanto para Taylor en su planteamiento, como para Drucker en tiempos recientes, el enfoque siempre ha sido lograr que los trabajadores sean más productivos.

En un proceso de trabajo, ya sea de productos o servicios, la productividad es la relación existente entre las salidas o resultado y entradas o insumos en un periodo de tiempo determinado, con énfasis en la calidad de dichos resultados.

Una manera de expresar este concepto es mediante la siguiente fórmula:

Anteriormente, la productividad era un término utilizado generalmente para referirse a niveles de trabajadores. En la actualidad un índice de productividad está compuesto por varios elementos; por ejemplo, en las fábricas hay que considerar mano de obra, materia prima, materiales, entre otros.

Existen incluso, factores motivacionales grupales en empresas grandes como los bonos de productividad (dinero reflejado en la nómina), que otorgan a las áreas de trabajo que integran la estructura medular considerando la productividad del mes, del año o del semestre, según sea el caso.

Drucker (s.f., citado por Koontz, Weihrich y Cannice, 2012) enfatiza en el tema, señalando que la mayor oportunidad para incrementar la productividad debe encontrarse con seguridad en el conocimiento del trabajo mismo y, en especial, en la administración.

En la actualidad, el uso de las tecnologías de la información permite elevar la productividad, al agilizar las tareas que anteriormente se realizaban de forma manual y al tener acceso a información en cuestión de segundos.

Cierre

Ahora que ya sabes la diferencia entre eficacia y eficiencia y el significado de la productividad, puedes tener una visión más completa de lo que la administración representa. Coordinar las tareas de otros es complejo, pero lo es más cuando se deben cuidar los recursos y el logro de metas.

A continuación conocerás las fases del proceso administrativo, con lo cual tendrás más elementos para conformar tu entendimiento de la labor administrativa.

Referencias bibliográficas

Checkpoint

Asegúrate de:

  • Distinguir entre eficiencia y eficacia y su importancia en la administración.
  • Comprender los beneficios de la eficiencia y la eficacia organizacionales, así como el significado de productividad.